每天200封邮件，我靠这套顺序3分钟挑完重点

我做外贸跟单那几年，邮箱一天能进两百多封。刚开始老实，从最新一封往下点，点到中午还没看见老板那封催货的。被骂过两次之后，我才逼着自己改了挑邮件的顺序。现在换到甲方做采购，邮件量没少，但每天早上花三分钟扫一遍，基本不会漏事。

按发件人分三档，别按时间排

默认按时间倒序看是最亏的。邮件重不重要，跟它几点到没关系。我的做法是先分三档。

第一档是白名单：客户、直属领导、两三个关键供应商，再加财务。这些人的邮件我全设了标星和单独提示音。挑的时候先只扫这一档，通常十几封，看一眼标题就知道哪封得马上回。

第二档是系统通知：平台订单提醒、银行流水、发票、物流异常。这类邮件标题格式固定，内容基本是模板，攒到下午四点统一过一遍，能批量已读的就批量已读。

第三档是陌生人和推广：展会名录、领英导流、软件推销。这一档我一天只清一次，看标题和发件人域名，五秒一封。

• 标题带“Re:”或“Fwd:”但发件人陌生的，先看，这类往往是之前漏掉的线索
• 带附件的排在没附件的前面，尤其是PDF和Excel
• 发件人用的是gmail、outlook这类免费邮箱，又自称某公司采购的，放最后
• 正文第一行是“Dear Sir/Madam”或者明显群发的，可以直接跳过

标题加正文前两行，够判断八成

我挑邮件其实就看三个地方：发件人、标题、正文前两行。手机端预览刚好显示这么多，够用了。

有个反面例子。去年三月，一封标题写着“Re: 关于A款报价”的邮件混在一堆推广里，发件人是个我没存过的名字，我扫过去没点开。三天后客户打电话来问怎么没回，才发现那是他们新换的采购助理，用的是公司另一个域名。从那以后我加了一条：标题里带具体产品型号或订单号的，不管发件人认不认识，一律点开。

还有，别迷信“未读”这个数字。我的收件箱常年挂着几百封未读，不影响我做事。追求清零的人，最后往往把时间花在删邮件上，而不是处理事情上。

两个笨办法，但真省时间

一个是固定时间。我把邮件通知全关了，只在9:30、13:30、17:30三个点打开。刚开始难受，老觉得会错过什么。坚持两周就习惯了，而且发现真正急的事，对方会打电话过来。

另一个是规则。我在邮箱里设了七八条自动规则：带“unsubscribe”的进归档，带“促销”“优惠”的进归档，几个特定域名直接标红。设置花了半小时，之后每天少看六七十封。

再加一条，回复超过两个来回还没说清的，直接转电话或者微信。邮件挑得再快，也架不住在邮件里扯皮。

说白了，挑邮件的核心不是“看完”，是“决定哪些不用看”。这个判断做得越早，省下的时间越多。